Hoe maak je een vergadering leuker?
Bijna iedereen kent het wel, vergaderingen en meetings. In sommige bedrijven is het een wekelijks of soms dagelijks terugkerend onderdeel, bij anderen is het eens in het kwartaal. Hoe dan ook, vergaderingen zijn vaak niet te vermijden, maar ze zijn in vele gevallen erg statisch en soms zelfs saai.
Natuurlijk is het handig om een goede agenda te hebben en te zorgen dat de vergadering op tijd begint. Maar dit maakt een vergadering niet leuker. Wat dan wel? Wij geven je tips om een vergadering leuker te maken.
1. Zorg voor iets lekkers
Tijdens een lange vergadering mag lekkere koffie natuurlijk niet ontbreken! Je kan ervoor kiezen om van tevoren koffie en thee in thermoskannen klaar te zetten. Of je vraagt aan iedereen om zelf een lekker kopje koffie, cappuccino of iets anders te halen uit de automaat. Je kan er ook voor kiezen om eens een keer wat anders klaar te zetten, een lekker koekje bij de koffie of een blikje fris. Deze kleine veranderingen worden vaak gewaardeerd en kunnen een verfrissende boost geven aan je werknemers.
2. Neem af en toe een pauze
Tijdens lange vergaderingen neemt je concentratie langzaam af. Sommige mensen worden onrustig, bij anderen dwalen de gedachten langzaam af. Het is daarom slim om af en toe een korte pauze in te lassen. Een korte onderbreking geeft de mogelijkheid om even de benen te strekken en een nieuwe kop koffie te pakken. Beweging zorgt voor nieuwe energie en soms zelfs voor nieuwe ideeën.
3. Wissel van stoel
Zorg ervoor dat iedereen na een korte pauze een andere plaats kiest. Je zit naast andere collega’s en bekijkt de vergadering eens vanuit een ander oogpunt. Dit kan soms heel verfrissend zijn.
4. Verander van locatie
Elke maandagochtend een vergadering in dezelfde saaie vergaderzaal maakt een wekelijkse meeting er niet leuker op, verander daarom eens van locatie. Zo kan je ervoor kiezen om bij lekker weer buiten te vergaderen. Of, bij belangrijke meetings, voor een locatie buiten de deur. Nieuwe locaties geven soms verrassende nieuwe inzichten.
5. Kies een andere opstelling
Kies eens voor een andere opstelling van de tafels. Of plan misschien juist een keer een sta-vergadering zonder tafels en stoelen. Hierdoor zijn je collega’s en jij veel actiever waardoor je de sfeer van een saaie vergadering kan doorbreken.
Kleine veranderingen met groot effect
Dit zijn maar een paar tips om een vergadering leuker te maken. Wij willen je vooral meegeven dat het misschien eens tijd is om het anders te doen dan standaard. Kleine veranderingen of aanpassingen geven vaak al een groot effect.
